Контроль как управленческая деятельность сводится к сопоставлению менеджером двух результатов - результата, установленного планами работы организации и фактически полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена на выше рассмотренные объекты управления. Как нам известно, вид деятельности представляет собой конкретную задачу управления. Каждая задача контроля имеет свое назначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если этого не было, то среди работников аппарата управления невозможно было бы провести эффективное разделение труда. А это приводит к дублированию работ и появлению так называемых «ничейных» задач.

Контроль над поведением объекта имеет свое назначение и временной интервал его осуществления. Поэтому контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам - назначению и времени осуществления.

По назначению можно выделить следующие виды контроля:

линейный;

функциональный;

операционный.

Различаются эти виды контроля только отношением к контролируемому объекту или процессу.

Линейный контроль. Значительная доля задач контроля выражена отношением «подчиненный-начальник». Они устанавливают обратную связь после того, как принято управленческое решение, и наступил этап его выполнения. Оценка результата принятого руководством решения выполняется, прежде всего, с помощью задач контроля. Контролю также подлежат действия исполнителя решения не только с точки зрения эффективности его действий, но и осуществления этих действий. Исполнители очень часто под действием личных мотивов могут вообще не выполнять принятые решение. Поэтому руководитель должен помнить, что «реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Каждое принимаемое руководителем решение требует соответствующего ему контроля над исполнением его подчиненными. А для этого руководитель должен наладить линейный контроль.

Функциональный контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.

Объектами функционального контроля являются конкретные функции, по который контролируются важнейшие экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др.

Процесс решения задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Большинство задач этого типа решается на основе учетной информации, в отличие от задач линейного контроля, которые в основном используют информацию наблюдения. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).

Операционный контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.

Задачи операционного контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

• а) контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами (диспетчерский контроль);
• б) контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Кроме основных видов, операционный контроль используется и в других функциональных подсистемах. Например, контроль оплаты текущих счетов, контроль поступления денежных средств на счета предприятия и др.

Объектом контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.

Время осуществления контроля.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

• а) предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;
• б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;
• в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

Контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;

• - контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. - это способ контроля эффективного выполнения всей работы;
• - контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требует соблюдения определенных правил и норм.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.

Текущий контроль направлен на выявление отклонений непосредственно в ходе осуществления процесса выполнения работ.

Сферой его применения являются процессы выполнения управленческих решений и диспетчирование осуществления производственного процесса. Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальников, контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

• · контроль исполнения решений;
• · проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;
• · обеспечение обратной связи в коммуникациях;
• · определение изменений во внешней среде - конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;
• · процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.

Можно поставить вопрос: для чего нужен такой контроль, если работа уже сделана, и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Заключительный контроль позволяет провести глубокий анализ выполненной работы для того, чтобы выявить причины такого выполнения работы. Например, финишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы бракованная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.

Вторым важным направлением заключительного контроля является точное и объективное измерение полученного результата выполненной работы для последующего мотивационного вознаграждения исполнителя.

Рассмотренная классификация видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика. Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали - по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный). Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).

13.1. Управленческий контроль: его формы и средства реализации

Формы и функции управленческого контроля . Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которых позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом.

Основы экономического анализа хозяйственной деятельности фирм в системе управленческого контроля . Анализ хозяйственной деятельности фирмы играет важную роль в системе управления фирмой и тесно связан со всеми функциями управления. Анализ хозяйственной деятельности призван, с одной стороны, определить экономическую эффективность производственно-сбытовой деятельности фирмы за отчетный период (или установленный изучаемый период), достижение поставленных целей, а с другой - определить возможные направления развития этой деятельности на текущий и перспективный периоды с точки зрения обеспеченности необходимыми финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами. Поэтому анализ хозяйственной деятельности должен проводиться целенаправленно и должен дать ответ на вопрос, на что лучше нацелить производство исходя из намечаемых выгод, выявить такие возможности и резервы фирмы, которые обеспечат наилучшие условия использования имеющихся производственных мощностей, создания новых видов производства, обеспечения деятельности фирмы всеми необходимыми ресурсами.

Поскольку маркетинг и планирование являются исходными пунктами управленческого цикла, анализ хозяйственной деятельности направлен на обеспечение необходимой информацией прежде всего этих функций.

Большую роль играет анализ информации в процессе текущей оперативной деятельности фирмы, поскольку является исходной базой для принятия управленческих решений, направленных на осуществление контроля и регулирование всего производственного цикла, выявление и ликвидацию отклонений от выполнения поставленных целей в процессе хозяйственной деятельности.

Такой анализ позволяет проводить проверку выполнения управленческих решений, соблюдение установленных нормативов и условий работы. Анализ хозяйственной деятельности формирует информацию обратной связи в системе управления. Кроме того, экономический анализ - это не только функция, но и определенная система мышления, которая требует определенных научных подходов, разработки методов обработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых показателей, дать рекомендации управленческому аппарату по вопросам повышения эффективности хозяйственной деятельности фирмы.

Полнота экономического анализа зависит от наличия информационной базы, от уровня ведения учета и отчетности фирмой, достоверности анализируемых показателей, использования компьютерной техники как при ведении отчетности, так и в процессе проведения анализа. Он призван дать управляющим необходимый аналитический материал для принятия управленческих решений и ведется по следующим показателям: формирование прибыли от продаж;

структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции; себестоимость отдельных видов продукции; характер и причины отклонения от стандартов цен на продукцию и стандартов затрат на ее производство и продажу;

характер ответственности должностных лиц за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам.

Эти данные кладутся в основу разработки программ маркетинга по продукту и по производственному отделению. Текущий экономический анализ ведется служащими функциональных отделов и подразделений, в том числе центральных служб маркетинга и отделов маркетинга в производственных отделениях; специализированными аналитическими группами; группами управленческого анализа: внешними консультантами.

Методика анализа хозяйственной деятельности фирм. Каждая фирма в целях ведения учета и отчетности, а также анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Как правило, такая методика приводится полностью или частично в примечаниях или приложении к финансовой отчетности. Вместе с тем, международная практика в области учета и отчетности выработала некоторые унифицированные метолы учета, которыми фирмы широко пользуются в целях сопоставимости отчетных данных и облегчения проведения экономического анализа. В частности, в международной практике широко пользуются следующими методами ведения учета и анализа, разработанными Комитетом по международным стандартам учета (КМСУ).

Метод учета дохода, или метод признания дохода, определяющий момент, когда поставщик приобретает право на получение дохода от поставки товара или предоставления услуг. Согласно этому методу, доход от продажи товаров считается признанным на дату продажи, т.е. на дату поставки покупателю; доходы от услуг считаются признанными, когда услуги фактически выполнены; доходы от разрешения третьим лицам использовать активы фирмы такие, как проценты, рентные платежи, лицензионные текущие отчисления, считаются признанными по истечении срока таких поступлений или использования активов. Доходы могут быть признанными в течение периода производства товара в соответствии с контрактами с длительными сроками исполнения. Доходы могут также считаться признанными по накоплению сумм наличных платежей после установки поставленного товара, недвижимого имущества или по выполнении определенных условий (франшизы).

Признание дохода увеличивает активы и уменьшает пассивы с соответствующими результатами по статье "Собственный капитал". Признание дохода на стабильном и соответствующем базисе является основой формирования счета прибылей/убытков.

Метод учета по выполненному контракту предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются только в том случае, когда контракт по реализации товаров и услуг полностью выполнен или выполнена его существенная часть.

Метод поэтапной сдачи работ предполагает, что доходы в отчете о прибылях и убытках отражаются в соответствии с долей законченной обработки продукции и оказанных услуг, на которые заключен контракт в отчетном периоде.

Метод оценки собственности предполагает, что первоначальные инвестиции учитываются по стоимости и записываются одной строкой в балансе инвестора. Инвестиции увеличиваются (уменьшаются) на пропорциональную долю прибыли (убытка) инвестора, объявленную фирмой. Когда инвестор получит дивиденд, сумма инвестиций сокращается на сумму полученного дивиденда. Если во время подготовки инвестором финансового отчета обнаружится разница между балансовой стоимостью инвестиций, подсчитанных по данному методу, и пропорциональной долей чистых активов, объявленной в финансовой отчетности фирмы, то такую разницу необходимо амортизировать.

Метод учета по себестоимости, согласно которому инвестиции в другие компании отражаются по себестоимости. В отчете о прибылях доходы инвестора от инвестиций отражаются только в том объеме, в котором они действительно перечислены капиталопринимающей компанией от чистой прибыли, накопленной со дня приобретения этих инвестиций.

Метод оценки затрат в совместном предприятии используется, когда инвестор не оказывает существенного влияния на ход его деятельности. Затраты на начальные инвестиции отражаются в балансе статьей "Инвестиции". Прибыли, полученные от совместного предприятия, не отражаются на счетах инвестора, пока они не будут распределены как дивиденды. В балансе инвестиции показываются в первоначальной оценке. Когда дивиденд объявлен, инвестор рассматривает свою долю как текущий доход.

Метод пропорциональной консолидации предполагает, что инвестор консолидирует в своих финансовых отчетах свою пропорциональную долю в каждом виде активов, обязательства - в доходных и расходных статьях совместного предприятия.

Метод долевого участия, в соответствии с которым инвестиции первоначально отражаются по себестоимости, а затем их оценка корректируется в зависимости от изменений доли инвестора в чистых активах предприятия, акции которого приобретаются. Отчет о прибылях и убытках инвестора отражает долю последнего в результатах деятельности фирмы, акции которой приобретаются.

Показатели, используемые для экономического анализа . В зависимости от конкретных целей анализа используются различные экономические показатели или их сочетания, которые дают количественную и качественную оценку деятельности фирмы. По этим принципам их можно классифицировать следующим образом:

1) показатели, характеризующие экономический потенциал фирмы;

2) показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы;

1. Показатели, характеризующие экономический потенциал фирмы . Используются для сравнения масштабов фирмы с другими фирмами, определения места фирмы в системе ранжирования на национальном и международном уровнях. Такие показатели в обобщенном виде публикуются в источниках информации о фирмах, отраслевых справочниках, американском журнале "Форчун", изданиях промышленных ассоциаций, бюллетене "Основные деловые коэффициенты", выпускаемом ежегодно информационным агентством " Дан энд Брэдстрит" по 125 отраслям промышленности, и др.

К числу таких показателей относятся:

· активы,

· продажи,

· валовая или чистая прибыль,

· число занятых.

Обычно наряду с этими показателями указывается сфера деятельности фирмы или отрасль производства, к которой она относится.

Для более подробного изучения экономического потенциала фирмы используются и другие показатели.

· Основной капитал - включающий производственные мощности фирмы (здания, сооружения, оборудование), предназначенные для сдачи в аренду другим фирмам или для управления. Сюда могут включаться также средства, предназначенные для ремонта и восстановления производственных мощностей.

· Количество и стоимость произведенной продукции в целом по фирме и в разбивке по видам продукции. Этот показатель позволяет определить долю и место фирмы в производстве промышленной продукции в стране и в мировом производстве, а также структуру производства данной фирмы.

· Число и размещение производственных и сбытовых предприятий фирмы как в своей стране, так и за границей, их размеры, характер выпускаемой и реализуемой продукции.

· Характеристика инфраструктуры фирмы - наличие собственных средств транспорта, складов, центров технического обслуживания, обеспеченность собственной сырьевой базой, источниками энергии.

· Размеры и размещение прямых капиталовложений фирмы в предприятия, расположенные в своей стране и за границей.

· Научно-исследовательский потенциал фирмы , определяемый величиной расходов на НИОКР как в целом, так и по ведущим подразделениям фирмы, количество и размещение исследовательских центров и лабораторий, число работающих в них исследователей, основные направления и приоритетные виды разработок, общее число патентов, принадлежащих фирме, и их использование.

2. Показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы. Для анализа хозяйственной деятельности фирмы можно использовать многие показатели в различном сочетании. Выделим среди них те, по которым в фирмах обычно составляется отчетность.

· Показатели общих расходов (general expenses): внедрение на новые рынки на начало года (enter new markets); расходы на маркетинговую деятельность на начало года (marketing); расходы на исследование и развитие (research and development); накладные расходы (overhead), административные расходы (department overhead); оплата аренды (rental costs); расходы на совершенствование продукции (product changeover); расходы, связанные с поставкой продукции (factory fees).

· Показатели поступления и расходовании средств - источники поступления средств: чистая прибыль; амортизационные отчисления, поступления от реализации активов, субсидии и дотации; увеличение долгосрочной задолженности; эмиссия акций; увеличение краткосрочной задолженности.

· Показатели использования средств : выплаты дивидендов; организационные расходы; расходы по эмиссии акций; капиталовложения; вложения в прочие необоротные активы; погашение долгосрочной задолженности; приобретение быстрореализуемых ценных бумаг; увеличение счета в банке.

Глубокий и тщательный экономический анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Информация - это конкретное выражение материальных процессов. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие производственно-сбытовой деятельности фирмы.

Проведение экономического исследования с использованием огромного набора показателей практически невозможно без применения компьютерной техники. Поэтому фирмы широко пользуются собственными банками данных, в которых содержится широкий набор упоминавшихся выше показателей, относящихся к деятельности фирмы. Для анализа состояния и развития конъюнктуры на мировых рынках и мирового хозяйства они обычно обращаются в специализированные информационные коммерческие центры, которые собирают, систематизируют и выдают такую информацию.

Без которой не могут реализовываться в полной мере и другие функции. Также виды контроля в менеджменте зависят от процесса обеспечения достижения предприятием своих целей. Функция контроля начинается осуществляться руководителями с момента формулирования целей и задач при создании организации.

Виды и функции контроля в менеджменте

Принято выделять такие функции контроля: поддержание успеха и предупреждение возникновения кризисных ситуаций. На практике существуют следующие виды контроля в менеджменте: внешний и внутренний. Внутренний контроль применяется при нахождении его субъекта и объекта в одной системе, а внешний - в различных системах. Внешний контроль осуществляется администрацией либо специально назначенными сотрудниками. Полезность и необходимость внешнего контроля основана на увеличении производительности труда работников, если они знают, что за ними осуществляется наблюдение. Также по результатам такого контроля проводится оценка работы сотрудников, сопровождаемая в последующем либо поощрениями, либо наказаниями. Обеспечение внутреннего контроля в организации осуществляется собственными силами. Он выполняется самими исполнителями, следящими за своей работой и ее результатами, с внесением в случае необходимости определенных корректировок в собственную деятельность.

Принципы контроля

Приведенные виды контроля в менеджменте позволяют оценить деятельность любого структурного подразделения не с позиции его работников, а с точки зрения достижения основной цели предприятия и решения его стратегических задач.

Сами по себе цель, план и структура предприятия определяют сферу его деятельности, распределяя при этом усилия на выполнение работ. Таким образом, контроль является важным структурным элементом самой сути любого субъекта хозяйствования. При формировании эффективной системы организации деятельности предприятия должны выполняться следующие принципы контроля в менеджменте: с целью принятия верных управленческих решений необходимо обеспечение достоверной и своевременной информацией руководства предприятия; обеспечение сохранности документов, регистров и активов предприятия; избежание излишних затрат во многих областях финансово-хозяйственной деятельности, а также предотвращение неэффективного использования других расходов.

Разновидности методов контроля в менеджменте

Как уже упоминалось, самое эффективное применение данного направления организации в хозяйственной деятельности, поэтому широко используются именно экономические методы контроля в менеджменте.

Данные методы основываются на возможном участии коллектива в распределении полученных доходов и прибыли, а также в распределении материальных фондов. При этом должно учитываться значительное количество экономических интересов участников процесса в производстве. Все указанные виды контроля в менеджменте должны основываться на социально-психологических методах управления, представленных в форме совокупности психологических способов воздействия на мотивационную сферу сотрудников.

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ «ТИСБИ»

заочное юридическое отделение

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: «Менеджмент»

на тему: «Контроль в менеджменте. Виды контроля»

Работу выполнил:

студент группы 93/2

В.В.Чернова

Казань, 2010 г.

Контроль в менеджменте. Виды контроля

Во-первых, контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции.

Во-вторых, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Выделяют две основные функции контроля – предупреждение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.

Первая из этих функций призвана выявить проблемы и дать возможность скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация должна обладать способностью вовремя обнаружить свои ошибки и исправить их до того, как они нанесут вред ее деятельности и тем более помешают достижению целей.

Вторая из названных функций состоит в активной поддержке того, что является успешным в работе организации. Эта функция призвана определить, какие направления деятельности организации в наибольшей мере способствуют достижению ее целей.

Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Цель контроля – предотвращение ошибок.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:

а) на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;

б) функционирование самой организации, ее структура меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;

в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле.

Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д. ) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти ). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

Положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

Должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

Приказом об учетной политике предприятия;

Приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.

5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для большей наглядности классификация внутреннего контроля, представлена в табл.1.

Таблица 1

Классификация внутреннего контроля.

Итак, разберем некоторые элементы представленной выше таблицы.

1. Формы контроля. Фирмы широко используют две формы контроля - финансовый и административный . Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по фирме в целом. Данный контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. Административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов.

2. По времени осуществления контрольных действий выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль .

а) Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам .

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль - это непрерывный процесс совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

Виды контроля:

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники.

Заключительный контроль основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

51. Основные этапы контроля

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

Установление стандартов. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели вырастают из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должны быть выполнены работы, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например: легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе определяется масштаб допустимых отклонений, измерение результатов, передача информации и ее оценка. В соответствии с принципом исключения, только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя доводится до сведения ответственных за участок. Должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Важная информация - это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.

Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

Устранить отклонения путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций управления или технологических процессов.

Пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.