As empresas clientes são bastante unânimes quanto aos motivos que levam aos projetos de implementação de sistemas ERP. Contudo, os gestores de TI não são unânimes na avaliação dos resultados das implementações, em particular na avaliação da eficácia do sistema ERP. Este artigo utiliza materiais de relatórios e conversas realizadas na conferência ERP-Forum-2004, organizada pela TopS BI.

Por que as empresas lançam projetos de implantação de um sistema ERP? A resposta é bastante padrão. Via de regra, a maioria das empresas fala desse problema como falta de informação sobre o funcionamento da organização. A gestão não possui informação, sem informação é impossível tomar uma decisão gerencial importante, e isso leva a empresa à necessidade de construir um novo sistema de gestão integrado. Isto descreve em termos gerais o principal motivo das empresas russas que as leva a implementar sistemas ERP.

“Nosso principal problema era a falta da precisão e eficiência necessárias dos dados”, diz Dmitry Shevelev, diretor de logística da Ostankino Dairy Plant OJSC “A produção não era automatizada. cerca de 30 sistemas de contabilidade diferentes que não estavam integrados entre si. O funcionamento de alguns programas importantes dependia completamente das pessoas específicas que os criaram. A contabilidade da produção era realizada manualmente e os relatórios mensais eram emitidos com atraso. houve planejamento de vendas."

Esta é uma situação bastante típica e frequentemente encontrada. “A contabilidade e a gestão normal dos processos que ocorrem na fábrica eram impossíveis, apesar de a nossa gama de produtos consistir em cerca de 60 mil itens”, afirma Andrey Simonov, vice-diretor de gestão e chefe do departamento de desenvolvimento de TI da fábrica do Báltico.

Contudo, a unanimidade quanto às razões que levaram aos projetos de implementação de sistemas ERP não significa unanimidade na avaliação dos resultados dos projetos. A análise dos relatórios e conversas realizadas na conferência ERP-Forum-2004 permite dividir abordagens e métodos para avaliar a eficácia dos investimentos em um sistema ERP em cinco grupos:

• avaliação qualitativa da eficiência da informação;
• avaliação qualitativa da possibilidade de automatizar tarefas funcionais importantes;
• avaliação através de indicadores-chave de produção;
• “o principal efeito está na otimização dos processos de negócio”;
• a impossibilidade ou inutilidade de avaliar a eficácia dos investimentos no sistema ERP.

Eficiência e velocidade

Para algumas empresas russas, a rapidez na recepção dos dados necessários à tomada de decisões de gestão é o principal resultado. Na verdade, a questão da avaliação da eficiência dessas empresas não se coloca. Na verdade, um indicador da eficácia da implementação de um sistema ERP é a resposta à questão de saber se os dados são recebidos prontamente e se são confiáveis.

Dmitry Shevelev, diretor de logística da Ostankino Dairy Plant: “No momento de tomar a decisão de implementar o sistema ERP (MBS Axapta), não calculamos nem tentamos prever a magnitude do efeito da implementação. naquela época era tal que a necessidade de tal sistema abrangendo todas as divisões da empresa era óbvia e clara. Formulámos claramente o que queríamos alcançar com a implementação do sistema. a implementação do sistema é determinada pela conformidade dos resultados reais com as expectativas Hoje, com a implementação do sistema ERP, o principal problema está resolvido: os dados são recebidos prontamente, em um dia (embora ainda não se possa dizer isso). a eficiência é medida em horas). As operações foram estritamente vinculadas aos centros de trabalho. Tudo o que é importante é refletido no sistema - agora isso se aplica aos pedidos que foram descontinuados e aos motivos pelos quais foram descontinuados.

Andrey Simonov, deputado Diretor de Gestão e Chefe do Departamento de Desenvolvimento de TI da Planta do Báltico:“É impossível considerar a eficiência isoladamente do tipo de produção que o empreendimento possui. A construção naval é caracterizada por uma enorme influência do cliente no andamento do processo produtivo. envia e, o mais importante, faz ajustes lá. Anteriormente, no caso de fazer essas alterações, a produção parava por cinco dias. Agora, após a implementação do Baan, é um dia, no máximo dois. claro que o serviço de abastecimento entende o que tem em estoque e o que precisa comprar.

Outra característica são os dados incompletos sobre o produto final: quando o navio começa a ser construído, não há informações precisas sobre o que estará lá. Sabe-se apenas aproximadamente em que consistirá. Para resolver este problema, pretendemos utilizar um sistema que permitirá a desagregação dos dados do produto durante o processo de construção. Agora temos a oportunidade de acompanhar o ciclo de vida de qualquer produto do sistema. Além disso, como a documentação de trabalho e de projeto muda com frequência, a interação entre designers e especialistas em compras é muito importante para nós. Agora o sistema nos permite entender o que está mudando e o que está sendo mudado, a partir do que o navio é realmente construído. Isto também permite influenciar o processo de preparação da documentação do projeto, o que é especialmente importante, uma vez que na nossa produção erros nas fases iniciais ameaçam grandes perdas nas fases posteriores da produção."

Automação das principais tarefas funcionais

Os gestores de TI citados acima estão atentos à automatização de tarefas funcionais, o que certamente é uma vantagem dos sistemas ERP, porém, via de regra, avaliar a eficácia dos investimentos em um sistema ERP não se limita a isso. “Graças ao CIS, temos um mecanismo de contabilização do custo de reprocessamento, que antes não existia, há também controle sobre as formulações dos produtos, consumo de materiais e ocorrência de perdas; para cada tipo”, acrescenta Dmitry Shevelev.

Andrei Simonov:“Antes da introdução do sistema na Fábrica do Báltico, era quase impossível estimar os custos de conclusão de uma encomenda específica. Nesta situação, não era necessária qualquer justificação económica para a implementação do sistema. Sistema ERP, implementamos o controle automático de pedidos para grandes engenharias mecânicas Agora entendemos como os pedidos mudam durante o processo de construção Agora é possível analisar os custos reais dos projetos. Existe uma certa componente analítica no trabalho dos serviços. logística. Assim, não há mais situações em que chega algum tipo de trem com metal, mas não há para onde ir. Além disso, a função de controle automático. prazo de validade é coisa do passado.

Indicadores de desempenho de fabricação

Os materiais dos relatórios e conversas da conferência ERP-Forum-2004 permitem-nos concluir que é crescente o número de empresas que avaliam agora a eficácia dos investimentos num sistema ERP através de indicadores quantitativos de produção. Em primeiro lugar estão as avaliações de redução de estoques em armazém, aumento do giro de materiais, redução de contas a pagar, redução de custos de produção - esses indicadores são mencionados junto com a otimização do planejamento do empreendimento como um todo.

Efimov Viktor Stepanovich, chefe do departamento de sistemas de informação de gestão da empresa VoronezhSintezKauchuk: “Queríamos obter o efeito de automatizar a função de planejamento. Se o planejamento (vendas, compras, produção) não for automatizado, então, como regra, 20%. dos recursos são colocados em reserva. E o principal a melhoria com a automação consiste na otimização do planejamento Já após a primeira etapa de implantação do sistema ERP SAP R/3, todos os dados dos fluxos financeiros, todos os documentos contábeis primários. foram inseridos no sistema e já houve um efeito econômico aqui para nós, embora seja difícil expressá-lo em rublos. Mas pela primeira vez, a administração conseguiu analisar contas a receber e a pagar, acompanhar o histórico de. sua ocorrência e organizar facilmente os recebíveis por prazos. Com base nisso, foi possível tomar decisões de gestão adequadas e em muito pouco tempo, os recebíveis foram reduzidos em 12–13%.

A gestão entendeu que isso não era suficiente. Sem toda a informação necessária, é impossível tomar a decisão de gestão correta e o principal efeito económico reside precisamente na disponibilidade desta informação. Após a implementação da segunda etapa do sistema, iniciamos o planejamento e a análise de custos. E de acordo com os resultados de 2003, a redução dos custos de produção foi enorme - 9,8%.

Há outro indicador económico pelo qual podemos falar da eficácia do sistema: o sistema ajudou a identificar cerca de 20% de excesso de matéria-prima, embora ainda não nos tenha permitido livrar-nos deste lastro. Trata-se de dinheiro congelado que foi retirado do capital de giro da empresa - em princípio, o efeito aqui pode ser calculado. Além disso, existem vários benefícios “intangíveis”. Por exemplo, os nossos riscos fiscais diminuíram - o sistema não permite contabilizações incorretas. A confirmação da veracidade de todos os impostos é feita de forma muito simples; qualquer auditor pode facilmente obter as informações que necessita para verificação."

Vitaly Evgeniev, deputado. Diretor do Centro de TI da OJSC "Fábrica de Automóveis "Ural": “No primeiro ano, ao implementar o módulo financeiro Baan, descobriu-se que estávamos pagando IVA a mais em 20 milhões de rublos por mês. O trabalho do departamento de contabilidade foi ajustado, mas aqui não se tratava de avaliar a eficácia da implementação. do sistema ERP, mas sobre a eliminação de nossos erros O efeito mais significativo é a redução do número de pessoal. Com a introdução do sistema ERP, a contabilidade foi drasticamente reduzida, os serviços de planejamento e despacho também estão sendo reduzidos. Como resultado desta redução, o valor anual dos custos salariais em 2004 e 2005, segundo nossas estimativas, será superior a 17 milhões de rublos, somando-se os indicadores de redução de contas a receber, redução de estoques de bens e materiais em armazéns e redução de saldos correntes. trabalho em andamento, o valor total da economia será bastante impressionante - quase 20 milhões de rublos. Só levando em conta esses números, o sistema se paga em oito meses. implementação do Baan, reduzimos os estoques em depósitos em 150 milhões de rublos.”

“Redução não é o objetivo principal da implantação de um sistema ERP”, entra na conversa Mikhail Zak, Diretor de TI, Perm Research and Production Instrument-Making Company. - Um objetivo muito mais importante é criar uma gestão qualitativamente nova. Implementamos a funcionalidade do sistema ERP, ampliamos a funcionalidade e graças a isso as mesmas pessoas começaram a fazer mais. Se não todos, muitos já estão começando a se dedicar à análise, o que não é suficiente para uma verdadeira contabilidade gerencial, para atingir o objetivo principal de implementar um sistema ERP.”

Andrey Ryzhov Diretor de Desenvolvimento Organizacional da OJSC "Cherepovets Steel Rolling Plant": Para a nossa empresa, o indicador mais significativo no planejamento da produção e das vendas é a execução precisa dos pedidos dos clientes em termos de volumes e prazos. Com uma vasta gama de produtos acabados (cerca de 26 mil produtos), é importante montar completamente o pedido do cliente para todo o conjunto de itens nele incluídos. Antes de implementar o sistema Baan não tínhamos oportunidade de controlar a execução de pedidos específicos, trabalhávamos com planejamento mensal, o chamado plano geral de produtos comerciais. Tendo introduzido o controle de “atendimento de pedidos de itens” usando ERP, descobrimos que apenas 85% das linhas de pedidos (de aproximadamente 8.000 linhas por mês) foram concluídas integralmente e dentro do prazo. Uma mudança na motivação dos principais gestores envolvidos no planeamento e implementação tornou possível, nos últimos seis meses, aumentar este número para 97% e passar do planeamento de fornecimento mensal para semanal. Obviamente, dificilmente teria sido possível alcançar tais resultados sem a introdução de um poderoso recurso de informação.

Além disso, a implementação de tais sistemas pode abrir novas áreas para a gestão da empresa otimizar processos e melhorar as operações. Por exemplo, ao implementar o módulo de abastecimento, verificou-se que os fornecedores cumprem regularmente as suas obrigações em termos de prazos e entregas, e os próprios departamentos “esquecem-se” de retirar o que encomendaram nos armazéns, reduzindo assim o giro geral de estoque.

Os módulos do sistema hoje utilizados permitiram criar novos mecanismos de controle que a empresa nem havia pensado antes do início do projeto. Exemplos - bloqueio automático de pedidos quando o nível de preços e descontos aceitáveis ​​são reduzidos; gestão de linhas de crédito (controle de contas a receber); divisão dos produtos de acordo com o grau de giro (alta liquidez, sazonal, ilíquido)."

Sergey Perminov, vice-chefe do serviço de TI da Chepetsk Mechanical Plant OJSC:“Avaliamos a eficiência económica dos mecanismos de controlo implementados elemento a elemento nas diversas áreas funcionais de actividade. Por exemplo, calculamos o coeficiente de ritmo para os principais departamentos de produção. Em 2002 e 2003, o valor do coeficiente aumentou cerca de 18%. Existe uma avaliação que permite estabelecer a ligação entre estes valores e o aumento do lucro da empresa. O valor específico do aumento do lucro depende do volume, tipo e complexidade da produção.

O aumento da taxa de rotatividade dos recursos destinados à aquisição de recursos materiais e técnicos leva a uma liberação significativa de capital de giro do empreendimento. Nos últimos dois anos, esse valor diminuiu de 193 para 114 dias. Um importante indicador que caracteriza a eficiência é a liberação de capital de giro por meio da redução da duração do ciclo de compras. Durante 2001-2003, o ciclo de compras foi reduzido em aproximadamente 30%. O efeito económico como um todo é alcançado através da utilização de um conjunto de diversas medidas para melhorar as atividades. Foi o sistema ERP que nos permitiu organizar análises regulares dos mecanismos de gestão. Todo o trabalho para avaliar a eficiência económica e melhorar a gestão empresarial é baseado em dados obtidos do sistema de informação corporativo.”

Otimização de Processos de Negócios

Muitas vezes, como uma das principais vantagens, os fornecedores de sistemas ERP promovem os modelos de negócios corretos e as “melhores práticas” incorporadas no sistema. Se somarmos a experiência e as opiniões dos CIOs presentes na conferência ERP-Forum-2004, teremos que admitir que a importância das “melhores práticas de negócio” é muito exagerada. Nenhum dos representantes da empresa que falaram na conferência mencionou diretamente os corretos modelos de negócios obtidos com o sistema ERP como os principais fatores positivos para a implementação do sistema. A conclusão é que as “melhores práticas empresariais” são em grande parte um mito, sem dúvida que funcionam em termos de marketing, mas têm pouca aplicação na vida real. No entanto, os relatórios e discussões na conferência mostraram que a otimização real dos processos de negócio, iniciada por um projeto de implementação de um sistema ERP ou realizada após a sua implementação parcial, não é de forma alguma incomum.

Andrei Simonov:“Antes de implementar o sistema no Estaleiro Báltico, foi realizado um levantamento empresarial. Isto mostrou uma imagem real das atividades de determinados departamentos, a tal ponto que, como se viu, alguns departamentos não estavam fazendo absolutamente nada. Sim, a implementação do Baan permitiu-nos testar as ideias básicas incorporadas nos processos de negócio de logística e finanças. No final do ano passado, pela primeira vez, foi realizado um inventário em todas as oficinas, e desde então temos em nosso sistema os saldos atuais de todos os materiais e equipamentos adquiridos. Mas o efeito mais importante que queremos obter com a implementação de um sistema ERP é a criação de uma equipa de gestão que compreenda os princípios de gestão modernos e saiba utilizar as ferramentas adequadas. O segundo é o próprio sistema de gestão, que permite entender o que precisa ser feito para obter um resultado específico. E o terceiro é a criação de um espaço de informação unificado para a empresa."

Vitaly Evgeniev:“O sistema Baan é uma ferramenta de trabalho que permite otimizar e agilizar todos os processos de uma empresa, mas não traz efeito econômico direto.”

Mikhail Zack:“Vejo o principal efeito no fato de os processos de negócios na empresa serem simplificados. Em segundo lugar está a criação de uma nova gestão, um novo estilo de gestão, novos modelos de negócios que podem se tornar bem-sucedidos. gestão, e este, penso eu, é um ponto muito difícil. Muitas empresas têm uma imagem muito estranha: se na base, nos locais de trabalho funcionais, as pessoas já estão a trabalhar no sistema, então ao nível da gestão média e superior existe. sem entender por que o sistema é necessário, como funciona e o que é, você pode obter um efeito. Um dos efeitos mais importantes da implementação de um sistema ERP é que o conhecimento profissional é sistematizado e o nível profissional de gestão aumenta. junto com TI."

Não se pode acreditar na taxa

A certa altura da conferência, houve uma discussão direta sobre se a eficácia da implementação de um sistema ERP poderia e deveria ser considerada. As partes apresentaram opiniões e argumentos diferentes, sendo difícil identificar qualquer componente comum. Parece que o ponto desta disputa está longe de ser alcançado, por isso apresentamos estas opiniões “como estão”.

Alexander Kravchenko, gerente de projeto de implementação, RINACO: “Na minha opinião, nenhum financiador irá (ou deveria) pensar na eficácia da implementação de um sistema ERP. Parece-me que se a administração ou os acionistas levantarem tal questão, então eles não entendem realmente o que querem. : Um sistema ERP é um dos elementos da gestão como tal, está localizado ao nível da infra-estrutura, não é sequer um investimento e a sua eficácia não necessita de ser avaliada separadamente. tanto a ferramenta de gestão como os próprios gestores de gestão são coisas inseparáveis”.

Sergei Perminov: “Na minha opinião, é errada a opinião de que é impossível calcular a real eficiência da implementação de um sistema ERP. Seria mais correto falar da complexidade desta avaliação. Gostaria de lembrar que o cálculo é econômico. eficiência na implantação de sistemas de gestão já foi feita antes, acredito que tal cálculo seja necessário - e em geral para o projeto, e elemento por elemento. Isso é necessário para a tomada de decisões acertadas no desenvolvimento das empresas, pois a implantação de um ERP. O sistema é um projeto de investimento. Na nossa empresa, de acordo com o procedimento estabelecido, ao introduzir uma nova funcionalidade (módulo do sistema ERP), são desenvolvidas especificações técnicas e justificativas técnicas do projeto. regra, começa após a aprovação e aprovação de documentos. Por exemplo, há um ano fizemos uma avaliação aos subsistemas de gestão de manutenção e reparação de equipamentos e gestão de projetos, que estão em operação comercial desde janeiro deste ano.

Acredito que existe um efeito económico da implementação de sistemas ERP que pode e deve ser considerado. Tentamos fazer isso em áreas funcionais específicas da empresa."

Alexander Timoshenko, gerente de programa, IFD "Kapital": “É muito difícil estimar estritamente o período de retorno da implementação do sistema Em um dos meus projetos - a implementação do SAP R/3 na operadora móvel ucraniana UMC - o período de retorno, de acordo com várias estimativas, varia de. dois a quatro anos, mas qualquer avaliação desse tipo é bastante subjetiva, porque é muito difícil entender o que teve o efeito - o sistema, ou o fato de que algum tipo de reorganização foi realizada durante a implementação, ou o fato de que em paralelo com isso. , foram levantadas uma série de questões relacionadas com a produção, tendo em conta que antes simplesmente escapavam à atenção dos financiadores e das orientações."

Andrey Ryzhov: No Ocidente, a seguinte metodologia é por vezes utilizada para avaliar o possível efeito da implementação. Dependendo do setor e do escopo da empresa, existem áreas a serem melhoradas (por exemplo, para distribuidores - níveis de estoque, prazos de entrega, para fabricantes - custos operacionais, etc.). Para uma determinada indústria, existem estatísticas sobre melhorias em projetos bem-sucedidos (por exemplo, uma redução de 20% no inventário, uma redução de 3% nos custos operacionais, etc.). Com base nele, é construído um modelo setorial no qual são inseridos os indicadores atuais de desempenho de uma determinada empresa, calculando assim uma previsão de melhoria de desempenho. No mínimo, isto permite avaliar o possível efeito e compará-lo com os custos de implementação. Mas é muito difícil falar em calcular o efeito real. Em primeiro lugar, projetos desta escala na Rússia levam ao estabelecimento de uma ordem elementar e à construção de processos. E o efeito é criado principalmente por pessoas. Portanto, não existe efeito do sistema. Há um efeito da gestão que utiliza esse sistema. Isso também determina o surgimento de projetos bem-sucedidos ou malsucedidos.”

Mikhail Zack:“É realmente difícil medir o real indicador de eficiência do ERP. Há muito tempo procuro métodos semelhantes, pois a gestão exigia mostrar eficiência. Estranho, mas sempre encontrei o mesmo valor em cálculos diferentes e de autores diferentes -. 4,3 anos.

Por outro lado, é provavelmente possível calcular teoricamente a eficiência para dezenas e centenas de processos de negócios que precisam ser reprojetados. Mas com um projeto de implementação sério, trata-se de um esforço gigantesco para o qual, via de regra, não há tempo.

Em geral, penso que a implementação de um sistema ERP tem muitos efeitos: não só muitos processos empresariais são otimizados e integrados, mas a mentalidade de produção também muda. Quanto mais os processos se enraízam em uma nova qualidade após o início do projeto, quanto mais as pessoas se acostumam a pensar em novas categorias, mais rápido cresce a eficiência. Essa dinâmica deve ser vista ao longo do tempo. Se o projeto for feito corretamente, as metas são traçadas e seguidas não só pela equipe de desenvolvimento, mas também pela gestão do empreendimento, a eficiência aumenta o tempo todo.”

As discussões sobre a avaliação do efeito económico do projecto de implementação do CIS decorrem há vários anos. Alguns são a favor de avaliar o efeito em números específicos, enquanto outros consideram que tal avaliação não pode ser feita. É claro que não pretendíamos resolver definitivamente esta disputa. Apenas apresentamos as posições e pontos de vista dos representantes das empresas e tentamos sistematizá-los. Deixe que cada leitor tire conclusões por si mesmo.

Eficiência da implementação do sistema ERP

Andrey Terekhov, Diretor Geral do ATK Consulting Group,

O uso de um sistema unificado de gestão de recursos empresariais totalmente funcional pode trazer enormes benefícios para uma empresa na organização de uma gestão empresarial eficaz, aumentando a velocidade de resposta às mudanças no ambiente externo e melhorando a qualidade do atendimento ao cliente. Possuir tal sistema representa um custo bastante significativo para a empresa, e os benefícios desses custos devem ser cuidadosamente calculados e analisados.

Para calcular a eficiência, são utilizados os seguintes coeficientes:

• Retorno do Investimento (ROI)
• Custo total de propriedade (TCO)
• análise custo-benefício

Esses índices não são independentes – o ROI e a relação custo-benefício são calculados com base no custo total de propriedade do sistema. Ao mesmo tempo, o cálculo do custo total de propriedade sem comparar outros parâmetros não pode dar uma ideia da viabilidade de utilização do sistema: quanto mais usuários trabalham em um único sistema e mais complexos são os processos de negócios que fundamentam o sistema , maior será o custo total de propriedade, mas também serão inegavelmente maiores os benefícios de um sistema que proporciona um espaço de informação unificado.

Dependendo das necessidades corporativas internas, uma empresa pode escolher seus indicadores de desempenho. Neste artigo tentaremos refletir os fatores que devem ser levados em consideração no cálculo dos índices de eficiência exigidos.

Os principais impulsionadores para iniciar a implementação de um sistema ERP

Como mostra a prática mundial, as grandes empresas mudam seu sistema de gerenciamento de computadores ou mudam para uma versão fundamentalmente nova do sistema a cada 5 anos. Isto se deve a vários fatores.

Revendo seus processos de negócios

• Mudando os objetivos estratégicos da empresa
• Aumento da concorrência no mercado
• Aumentar a competência dos funcionários e aumentar a compreensão das necessidades dentro da empresa
• A necessidade de implementar modernas tecnologias de gestão orientadas por computador, como Planejamento de Recursos de Fabricação (MRP II), Just-In-Time (JIT), Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM), Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), Custeio Baseado em Atividades (ABC)) e assim por diante.

Obsolescência do sistema existente

• Transição para usar uma nova plataforma de hardware
• Transição para software de sistema moderno
• O sistema existente não pode suportar os requisitos de desempenho: em termos de volume de informações armazenadas, velocidade de processamento de transações, etc.

Transição para o uso de novas tecnologias de informação

• Arquitetura cliente-servidor de 2 ou 3 camadas
• suporte para sites de clientes remotos via Internet
• implementação de sistemas de autoatendimento para parceiros e clientes: sistemas B2B, B2C
• a necessidade de integração com uma variedade de aplicativos de escritório

Ao mesmo tempo, é muito importante para a análise que a empresa não só analise as vantagens funcionais e tecnológicas que o sistema ERP proporciona à empresa, mas também compare essas vantagens com as exigências do desenvolvimento estratégico da empresa. A tarefa de calcular possíveis perdas (custo de oportunidade) pela não implementação de um projeto de implementação se resume a calcular as perdas pelo não cumprimento dos planos estratégicos e/ou táticos de negócios da empresa.

Vantagens que um sistema ERP proporciona a uma empresa

O retorno do investimento num sistema ERP não provém do sistema em si, mas do aumento da eficiência dos processos de negócio que suporta. O próprio sistema de gestão de recursos empresariais, por melhor que seja, tem pouco impacto no aumento da produtividade da empresa. Se você continuar a seguir seus processos de negócios anteriores após implementar um novo sistema, só poderá esperar o mesmo desempenho, ou provavelmente pior. Um sistema ERP pode fornecer e suportar muitos novos tipos de processos, mas é tarefa da própria empresa decidir quais devem ser esses processos de negócios e decidir sobre sua posterior utilização ou rejeição.

A eficiência de utilização do sistema, que deve ser calculada para se obter um indicador de custo-eficácia, depende, em primeiro lugar, da implementação de uma estratégia empresarial bem-sucedida. É impossível falar da implementação correta e eficaz das tecnologias de informação, destinadas a melhorar fundamentalmente a posição da empresa no mercado, sem considerar o alcance de um ou outro nível dos principais indicadores de desempenho da empresa. O sistema deve ser configurado para atingir os objetivos estratégicos e táticos da organização. Se as empresas, ao implementarem um sistema ERP, ignorarem a estratégia corporativa e considerarem a sua utilização como uma tecnologia para a implementação de tarefas exclusivamente táticas, então, apesar das inegáveis ​​vantagens obtidas, poderão não ocorrer melhorias fundamentais nos negócios da empresa. Os benefícios comparativos em tais projetos são muitas vezes tão pequenos que muitos começam a considerar os sistemas modernos desnecessariamente caros. Assim, a utilidade do sistema é significativamente reduzida, o que é crítico mesmo com um custo total de propriedade relativamente baixo.

Determinar a sua estratégia de negócio e refletir essa estratégia nas metas e objetivos que o sistema ERP escolhido pretende resolver é o mais importante na tomada de decisão sobre a implementação. E uma tentativa de estimar o retorno esperado do investimento terá mais sucesso se você puder fornecer respostas baseadas em fatos (na medida do possível, é claro) às seguintes perguntas:

• Quais métricas de mudança de desempenho empresarial (estratégicas e táticas) serão utilizadas?
• As responsabilidades estão definidas e contabilizando as mudanças esperadas no desempenho dos processos de negócios?
• O sistema nos ajudará a alcançar ou superar o nível de desempenho dos nossos concorrentes? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a melhorar o planejamento e o controle da execução dos planos financeiros e operacionais? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a melhorar o relacionamento com nossos clientes? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a aumentar as vendas? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a reduzir o tempo de execução de pedidos? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a reduzir os custos de produção e operação? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a reduzir o investimento em estoque? Como, quanto e quando?
• O sistema nos ajudará a reduzir o tempo necessário para desenvolver e lançar novos produtos no mercado? Como, quanto e quando?

Segundo agências de notícias independentes, com uma implementação adequada e cuidadosamente planeada, as empresas podem alcançar resultados verdadeiramente significativos, tais como:

• Redução de custos operacionais e de gestão em 15%
• Economia de capital de giro 2%
• Redução do ciclo de implementação em 25%
• Custos comerciais reduzidos em 35%
• Redução do nível de seguro dos estoques em armazém em 20%
• Redução de contas a receber em 12%
• Aumento do giro de recursos em cálculos em 25%
• Aumento no giro de estoque em 30%
• Melhor utilização de ativos fixos 30%

Custo de possuir um sistema ERP – TCO

Para calcular a eficiência do uso de um futuro sistema de gerenciamento de recursos empresariais, é necessário avaliar cuidadosamente os custos futuros ao longo de toda a vida útil do sistema.

O ciclo de vida do sistema pode ser dividido em 6 etapas:

1. Escolha
2. Aquisição
3. Implementação
4. Exploração
5. Melhoria
6. Substituição por um novo sistema

Vamos tentar sistematizar os custos que surgem em cada etapa da vida do sistema nas seguintes seções:

1. Equipamento
2. Software de sistema
3. Software aplicativo
4. Consultoria externa – serviços de consultores externos
5. Trabalho interno - salários dos colaboradores envolvidos na implantação e suporte do sistema ERP
6. Custos indiretos de fabricação associados a um sistema ERP

Ao começar a selecionar um sistema inicialmente, a empresa precisa criar um grupo interno de funcionários que trabalharão com o sistema durante toda a sua vida. Talvez a direção da empresa decida que os funcionários da empresa estarão envolvidos apenas na seleção do sistema e na sua operação, e os trabalhos de implementação, suporte e possíveis alterações adicionais no sistema serão totalmente confiados aos ombros da consultoria. Outra opção extrema também é possível, quando for criado o seu próprio grupo de implementação, que fará tudo, e consultores externos serão envolvidos apenas para resolver problemas técnicos particularmente complexos. Assim, a estrutura e o volume de custos associados a um sistema ERP podem variar significativamente de opção para opção - e dependem da estratégia escolhida pela gestão da empresa para desenvolver a sua infra-estrutura de TI. Portanto, neste artigo, ao descrever os custos da consultoria interna, iremos destacar apenas aqueles que em qualquer caso deverão ser assumidos apenas pelos colaboradores da empresa, sendo os restantes custos colocados na categoria de consultoria externa.

Quanto aos custos gerais de produção do projeto, no seu cálculo é necessário levar em consideração os seguintes itens:

• custos associados à interação com fornecedores de soluções potenciais e selecionados
• compra de informações e materiais analíticos
• aluguer de instalações onde trabalha a equipa interna de implementação
• depreciação de equipamentos utilizados pelo grupo de implementação interna

Seleção do sistema

Não há compras de equipamentos ou qualquer tipo de software nesta fase.

Consultoria externa– trabalhar na recolha, documentação e análise de requisitos para o futuro sistema de informação; construir um modelo de processos de negócios existentes; desenvolvimento de cenários de demonstração de sistemas ERP

Trabalho interno– rever e avaliar soluções propostas de vários fornecedores.

Comprando um sistema

Equipamento

• software para servidores de bases de dados, aplicações (para arquitectura cliente-servidor de 3 níveis), servidores web (para implementação de aplicações self-service na Internet)
• equipamento de comunicações para apoiar a infra-estrutura de TI necessária e os requisitos de segurança de transmissão de dados
• comprar estações de trabalho de usuários novas ou atualizar antigas
• outros softwares auxiliares de computador, incluindo ferramentas de backup de dados, impressoras, fax modems, etc.

Software de sistema

• Sistema operacional para servidores
• Sistema operacional para estações de trabalho
• Sistema de gerenciamento de banco de dados

Software aplicativo

• Licença para sistema ERP
• Licença para software adicional, se necessário, mas a funcionalidade necessária não estiver no sistema ERP adquirido:
• Sistema de consolidação de relatórios financeiros
• Sistema de preparação e acompanhamento da execução de orçamentos de longo e curto prazo
• Sistema de gestão de documentos
• Um sistema para desenvolver e distribuir relatórios personalizados, incluindo ferramentas OLAP, etc.

O preço do sistema pode variar de US$ 1.500 a US$ 5.000 por assento. Ao mesmo tempo, os sistemas mais caros, por exemplo, SAP R/3, excedem claramente o nível de funcionalidade exigido, ou seja, você tem que pagar por funcionalidades que, muito provavelmente, serão úteis, mas não serão procuradas por muitas empresas de médio porte. Sistemas cujo custo médio é de US$ 2.000 por assento, por exemplo, o Microsoft Navision Axapta, geralmente apresentam um conjunto ideal de funcionalidades e funcionalidades úteis aumentam de versão para versão, enquanto o preço do produto permanece praticamente inalterado.

Consultoria externa

• Poderá haver custos associados à contratação de 3 empresas para analisar a compatibilidade das propostas dos fabricantes se a solução for fornecida por fornecedores diferentes.

Trabalho interno

• Trabalho do serviço jurídico da empresa
• Trabalho do departamento de suprimentos

Implementação de sistema

Equipamento

É possível adquirir equipamentos adicionais - muitas vezes isso se deve a uma subestimação dos requisitos do sistema ERP para que DBMS e servidores de aplicativos atinjam o nível de desempenho exigido.

Consultoria externa– toda a gama de trabalho para colocar o sistema em operação, incluindo modelagem de processos futuros, design do sistema, treinamento de usuários, testes de sistema, preparação e carregamento de dados, apoio aos usuários durante a transição para trabalhar no novo sistema.

Trabalho interno– desenvolvimento e aprovação de modelo de processos futuros, tempo para treinamento dos funcionários como trabalhar no novo sistema, participação nos testes do sistema.

Aproximadamente o custo de implementação de um sistema pode ser estimado numa proporção de 1:1,5 em comparação com o custo do software para sistemas de médio porte e numa proporção de 1:3 para sistemas de grande mercado. Ao mesmo tempo, o preço do produto em si para um sistema como SAP R/3 é muito mais elevado do que, por exemplo, para o sistema Axapta; o custo específico de implementação de uma estação de trabalho para SAP é 5 vezes superior;

Ao escolher um sistema, é necessário avaliar o quão trabalhoso é fazer alterações nele, o que sem dúvida será necessário no contexto de necessidades de mercado em rápida mudança. Em um sistema com processos internos formalizados complexos, tais mudanças exigem muita mão-de-obra. Também é necessário atentar para a presença de uma linguagem de programação integrada conveniente que facilitará o processo de adaptação.

A Microsoft Business Solutions fornece sistemas que já estão em total conformidade com a lei. Mas quanto mais complexo for o sistema, mais difícil será garantir centralmente esta conformidade. Assim, em sistemas complexos, as questões de conformidade são normalmente tratadas pela equipe interna ou pela empresa que realiza a implementação. Em ambos os casos, o custo de propriedade do cliente aumenta ao utilizar tal sistema.

Operação de sistema

Durante a operação do sistema, há necessidade de ampliar a estrutura organizacional de utilização do sistema, o que exige custos adicionais com equipamentos, sistema e software aplicativo.

Consultoria externa– será necessário para resolver vários tipos de problemas:

• Treinamento de novos funcionários
• Reconciliação de dados
• Desenvolvimento de novos formulários de relatório
• Implementação de mudanças relacionadas a alterações na legislação local
• Introdução de novas funções do sistema associadas ao surgimento de novas direções, departamentos, etc.

Trabalho interno

• Manter a operabilidade da infraestrutura ao redor do sistema, incluindo equipamentos, sistemas operacionais, servidores SGBD
• Suporte para integração de sistemas ERP com outras aplicações
• Backup regular de dados

Melhorias no sistema

Com o tempo, é necessário expandir o sistema não só geograficamente, ou seja, aumentar o número de pessoas que nele trabalham, mas também expandir as áreas funcionais de aplicação do sistema, o que exige custos adicionais de equipamentos, sistema e aplicação Programas. Portanto, é muito importante, no planejamento dos custos do projeto, prever todas as perspectivas possíveis para o desenvolvimento do sistema.

Consultoria externa

• reengenharia do processo de negócios
• reimplementação parcial ou completa do sistema

Trabalho interno– o mesmo que durante a implementação do sistema, em maior ou menor escala

Substituindo o sistema por um novo

Hardware e software de sistema– até que ponto a plataforma de hardware, os sistemas operacionais utilizados e o SGBD no qual o sistema é executado são padrões da indústria em sua área e comuns entre os fabricantes de sistemas ERP. Nesse caso, a compra do próximo sistema provavelmente custará menos para a empresa.

Consultoria externa– quão difícil e trabalhoso é organizar a transferência e transformação de dados em um novo sistema

O cálculo do custo total planejado do sistema não estará completo se não considerarmos os riscos da empresa que estão associados ao projeto de implementação do sistema, uma vez que o trabalho para minimizá-los, ou idealmente eliminá-los, representa custos adicionais de recursos para a empresa. Os principais:

1. inadequação da funcionalidade do software para processos de negócios atuais ou necessários:

• (a) “pagamento a maior” – funcionalidade que não será usada num futuro próximo (~ 2 anos) é paga, ou
• (b) “sistema fraco” – o software não possui a funcionalidade esperada necessária para automatizar os processos requeridos;

• subestimação da escala do projeto,
• reavaliação dos próprios recursos humanos: incapacidade de contratar os especialistas necessários, incapacidade de alocar tempo para
• participação no projeto e, por fim, formação profissional insuficiente,
• má gestão de projetos de implementação

• no caso de um processo de implementação longo, as prioridades e os métodos de negócio podem mudar (num ambiente instável),
• portanto, o sistema implementado no momento do seu comissionamento não irá satisfazer os requisitos atuais do negócio,
• um sistema que requer uma elaboração muito detalhada dos processos de negócio para a sua posterior transferência para a sua funcionalidade (do sistema),
• não permitirá que a empresa reconstrua processos internos “on the fly” para responder adequadamente às condições do mercado externo;

• resistência da equipe à mudança,
• os fluxos internos de informação no sistema, sendo mesmo as melhores conquistas da experiência mundial em seu campo, não são completamente
• aplicável ou não aplicável nas condições locais,
• um longo processo de implementação que requer envolvimento constante e também de longo prazo de especialistas internos da empresa,
• um sistema complexo requer uma curva de aprendizado muito longa e muito tempo de integração para usuários finais inexperientes.

Conclusão

Concluindo, gostaria de me debruçar um pouco sobre os concorrentes de ERP mais populares recentemente: Microsoft Navision Axapta e SAP R/3. Não nos deteremos na comparação óbvia de parâmetros de preços, como custo de licença de software, suporte técnico, SGBD, hardware de servidor, mas faremos alguns comentários sobre a implementação desses sistemas.

Ter funcionalidades ricas é uma grande vantagem para um sistema ERP, mas pode acontecer que mesmo o melhor deles possa ser usado como uma simples calculadora e ferramenta de preparação de impostos. As razões podem ser diversas - desde a escolha errada da consultoria que realiza a implantação até a formulação incorreta das metas e objetivos do projeto. E o argumento - vamos comprar agora - deixe estar, talvez seja útil ou seja visto mais tarde - acarreta muitas vezes custos significativos de recursos, muitas vezes subestimados.

A implementação envolve grandes mudanças nos processos de negócio da empresa, determinadas pela metodologia de implementação e pela funcionalidade existente do sistema ERP implementado. Para sistemas da classe SAP R/3, a prática de implementação geralmente aceita é atrair os processos da empresa para a rica funcionalidade existente do sistema, o que acarreta um sério aumento nos custos da empresa para gerenciar o projeto de implementação, bem como mudanças em seu próprio processos de acordo com algoritmos estritamente implementados.

A metodologia de implementação de quase todos os sistemas de classe média, e dos sistemas MS Navision Attain e Axapta, como os melhores representantes desta classe em particular, é caracterizada por um foco inicial na adaptabilidade aos processos empresariais necessários, ou seja, o foco de a implementação é transferida para os processos do cliente e não para a funcionalidade do sistema. E se o sistema ERP possuir um ambiente de desenvolvimento integrado, de alto nível e totalmente funcional, é possível criar um sistema que será uma verdadeira obra de arte, saindo das mãos da equipe de implementação.

Outro aspecto importante que aumenta o custo de um sistema é a quantidade de especialistas em diversas áreas de funcionalidade do sistema que irão trabalhar no projeto de implantação e depois dar suporte ao sistema. Quanto maior a funcionalidade do sistema e mais abrangente e universal ele for, menos especializados serão os especialistas que o conhecem e mais caros serão no mercado de trabalho. Assim, o número de especialistas funcionais envolvidos num projecto para resolver o mesmo problema será maior para SAP R/3 e Oracle e-Business Suite do que para MS Navision Axapta. Com base na análise de muitos planos de projetos concluídos, esse fator de aumento de custos é de cerca de 250%.
Além disso, não devemos esquecer a necessidade de compartilhar e integrar o sistema ERP com outras aplicações de back-office e front-office que são utilizadas na empresa, como editores de texto, planilhas, serviços de e-mail, sistemas de gestão documental, etc. O uso de tecnologias unificadas da Microsoft, que são o padrão de fato em muitas áreas da indústria de informática, distingue significativamente os sistemas Microsoft Navision Attain e Axapta de seus concorrentes.

É preciso lembrar que escolher um sistema integrado de gestão empresarial não é uma tarefa simples. E muitas vezes não é uma questão de dinheiro – se é ou não necessário investir uma grande quantidade de recursos na implementação de um sistema ERP – é uma questão de manter a competitividade e a liderança da empresa no mercado. O retorno do investimento no sistema vem da capacidade da empresa de ser a melhor em novos processos de negócios. E os custos de propriedade precisam ser planejados e levados em consideração

O retorno do investimento no sistema de informação Enterprise Resource Management (doravante denominado ERP - literalmente Enterprise Resource Planning) não advém da existência real do sistema de informação, mas do aumento da eficiência dos processos de negócio da própria Empresa, que são suportado por este sistema ERP. O próprio sistema de informação, pela sua própria existência, por melhor que seja, tem pouco impacto no aumento da produtividade da empresa. Se você continuar a seguir os mesmos métodos de trabalho e processos de negócios após a implementação de um sistema de informação, só poderá esperar o mesmo desempenho, ou provavelmente pior. Em outras palavras, o sistema ERP fornece suporte para tipos de processos atualizados, mas cabe à própria gestão empresarial decidir quais devem ser esses processos de negócio e tomar uma decisão sobre sua posterior utilização ou rejeição.

A eficácia da utilização do sistema, que deve ser calculada para se obter um indicador de custo-eficácia, depende, em primeiro lugar, do sucesso da estratégia do próprio negócio. Por outras palavras, é incorrecto falar da implementação correcta e eficaz de tecnologias de informação, concebidas para influenciar fundamentalmente a eficiência da Empresa, sem considerar o alcance de um ou outro nível de indicadores-chave de desempenho da Empresa. Se, ao implementar um sistema ERP, a estratégia da empresa for ignorada e a utilização do próprio ERP for considerada uma tecnologia para a implementação de tarefas exclusivamente táticas, então, mesmo que sejam obtidas vantagens locais inegáveis, melhorias fundamentais nos negócios podem não ocorrer. Os benefícios comparativos em tais projectos são muitas vezes tão pequenos que muitos começam a considerar que os sistemas de informação modernos são desnecessariamente caros.

Determinar a estratégia de negócio da Empresa e refletir essa estratégia nas metas e objetivos que o sistema ERP escolhido pretende resolver é o mais importante na tomada de decisão sobre a implementação. Por outras palavras, adquirir e implementar um sistema integrado de gestão empresarial não é uma tarefa simples e não é principalmente uma questão de dinheiro: “Devemos ou não investir uma grande quantidade de recursos na implementação de um sistema ERP?” Trata-se da possibilidade ou impossibilidade de atingir as metas e objetivos estratégicos de negócio traçados para a Empresa.

O retorno do investimento vem da capacidade da empresa de ser mais eficiente com novos processos de negócios.

Métodos para avaliar a relação custo-eficácia do ERP.

Recentemente, a frase “é impossível avaliar a eficiência económica do ERP” foi complementada com uma continuação: “e não é necessário”. Representantes de grandes fornecedores, integradores e até clientes argumentam que o efeito da “transição para métodos e meios de gestão qualitativamente novos” é tão óbvio e excede tanto os custos de implementação de um sistema ERP que é fácil envolver-se em cálculos complexos e “deduzir” o efeito económico previsto não faz sentido, nem do ponto de vista organizacional nem económico. Além disso, a complexidade e a imprecisão dos métodos existentes para calcular a eficiência económica são frequentemente discutidas.

Como resultado, existe a opinião de que os conceitos de ERP e “eficiência económica” não são de forma alguma compatíveis entre si. Nestas condições, tornou-se geralmente aceite que uma empresa simplesmente deve estar “madura” para a transição para o ERP. Porém, em nenhum lugar existem critérios específicos para tal “amadurecimento” - cada um entende isso à sua maneira. Assim, não existem essencialmente critérios formais bem conhecidos para a necessidade e viabilidade de implementação de um sistema de informação ERP numa empresa, bem como métodos normalizados para avaliar a sua eficiência económica (com exceção do TCO e ROI, que também não respondem essas questões em detalhes).
A avaliação da viabilidade económica da implementação começa muitas vezes com a resposta à pergunta: “Porque é que precisamos de gastar dinheiro num sistema ERP?” Se não houver uma compreensão clara dos objetivos e da necessidade de entrar no processo de implementação, então neste caso, obviamente, não faz sentido a empresa iniciar o projeto. Por outro lado, se os iniciadores de um projeto de implementação compreenderem claramente por que sua empresa precisa de um sistema de informação gerencial e puderem formular claramente metas de implementação diretamente relacionadas às metas de desenvolvimento de negócios, então, como regra, essas metas podem ser comparadas com um conjunto de indicadores mensuráveis ​​​​de resultados de implementação, pelos quais devemos lutar, e assim resolver o problema de avaliação da eficiência económica dos investimentos. Ou seja, para poder avaliar a eficácia dos investimentos no sistema, é necessário definir claramente as metas e objetivos de implementação, que podem ser representados por um conjunto finito de indicadores mensuráveis, com o estado existente e planeado. dos parâmetros. Com base nessa diferença, calcule a eficiência.

Em vários casos, é necessário enfrentar uma situação em que um potencial implementador de um projeto de implementação é abordado com uma proposta para fornecer um cálculo da eficiência económica da utilização de um sistema de informação ERP. Este tipo de proposta pode ser interpretada da seguinte forma: “Determinar como desenvolver o negócio do meu empreendimento formalizando os principais problemas que estão dificultando o desenvolvimento do negócio, provar razoavelmente que você pode resolvê-los e como resultado, todas as despesas com software, equipamentos, trabalho de implementação, etc. será reembolsado.”

Se este tipo de solicitação for enviada diretamente aos executores da implementação, então foi escolhido o destinatário errado: os consultores de implementação, via de regra, não são especializados em questões relacionadas à consultoria de gestão estratégica e operacional para o desenvolvimento de negócios. A sua tarefa é fornecer o conhecimento necessário sobre o próprio sistema de informação, metodologia de implementação e organização do projecto de implementação. Do ponto de vista do sucesso do projeto, é aconselhável que o cliente determine a eficiência económica da implementação de um sistema ERP de forma independente ou com o envolvimento de consultores empresariais terceiros.
Todos os resultados positivos da implementação de um sistema de informação ERP serão alcançados pela gestão, que participa na implementação do sistema ERP, utiliza-o no trabalho diário e reage de forma adequada às informações recebidas. O sistema é uma ferramenta de gestão competente para garantir a obtenção do efeito económico.

Indicadores de desempenho padrão para utilização de um sistema de informação ERP.

O uso de um sistema unificado de gerenciamento de recursos empresariais totalmente funcional oferece enormes vantagens para a empresa na organização de uma gestão empresarial operacional e estratégica eficaz, aumentando a velocidade de resposta às mudanças no ambiente externo e melhorando a qualidade do produto.

Para calcular a eficiência, são utilizados os seguintes coeficientes:

• Retorno do Investimento (ROI)
• Custo total de propriedade (TCO)
• Análise de Custo-Benefício (ACB)

Esses índices não são independentes – o ROI e a relação custo-benefício são calculados com base no custo total de propriedade do sistema.
Ao calcular o TCO, são levados em consideração tanto os custos iniciais (para implementação) como todos os custos subsequentes (para operação, modificação, etc.). A desvantagem da utilização deste indicador é que ele permite estimar apenas os custos de implantação e operação de um sistema ERP. Portanto, o cálculo do TCO por si só não dá uma imagem completa da viabilidade de utilização do sistema: quanto mais usuários trabalharem em um único sistema e quanto mais complexos forem os processos de negócios, maior será o TCO. No entanto, os benefícios da instalação de tal sistema serão muito maiores. Portanto, é necessário levar em consideração não só os custos, mas também os benefícios da implantação de um sistema ERP, que são determinados através do indicador de retorno do investimento (ROI). Este coeficiente padrão permite avaliar o retorno do investimento na compra e implantação de um sistema ERP e é calculado pela fórmula:

ROI = (Crescimento da receita – TCO) X 100%
TSO

No entanto, muitos dos benefícios da utilização de um sistema ERP na fase de tomada de decisão sobre a escolha de um sistema não podem ser quantificados. Nessas situações, para avaliar a eficácia da implementação do sistema, é aconselhável realizar uma análise custo-benefício (ACB). O CVA baseia-se na comparação de duas opções alternativas (sem comparação não faz sentido utilizar este método). Ao avaliar a eficácia esperada da implementação de um sistema ERP, são consideradas opções para trabalhar com e sem utilização do sistema. Ao mesmo tempo, são calculadas possíveis perdas (Custo de Oportunidade) caso o projeto de implantação não seja implementado.

Indicadores individuais da eficácia da utilização do sistema de informação ERP.

Dependendo das metas e objetivos estratégicos, uma empresa pode escolher seus indicadores de desempenho.

Segundo agências de notícias independentes, com a implementação correta e cuidadosamente planejada de um sistema de informação ERP, são alcançados resultados significativos, tais como:

• Redução de custos operacionais e de gestão em 15%
• Economia de capital de giro 2%
• Redução do ciclo de implementação em 25%
• Custos comerciais reduzidos em 35%
• Redução do nível de seguro dos estoques em armazém em 20%
• Redução de contas a receber em 12%
• Aumento do giro de recursos em cálculos em 25%
• Aumento no giro de estoque em 30%
• Melhor utilização de ativos fixos 30%

Riscos de aumento do prazo de retorno do investimento e surgimento de despesas adicionais.

O cálculo do custo total previsto de implementação de um sistema de informação ERP não estará completo se não considerarmos os riscos que estão associados à concepção de novos processos e à implementação de todo o sistema de informação, uma vez que trabalhar para minimizar riscos ou eliminá-los representa um custo de recursos para a empresa.

Os principais:

1) inadequação da funcionalidade do sistema de informação aos processos de negócios atuais ou necessários:
a) “pagamento a maior” - é paga uma funcionalidade que não será utilizada no médio prazo (~ 2 anos), ou
b) “sistema fraco” – o software básico não possui a funcionalidade esperada necessária para automatizar os processos requeridos;

2) superação do orçamento para implantação do sistema (serviços de consultoria):
a) subestimação da escala do projeto;
b) revalorização dos próprios recursos humanos: incapacidade de contratar os especialistas necessários;
c) impossibilidade de destinação de tempo para participação no projeto;
d) formação profissional insuficiente;
e) gestão insatisfatória do projeto de implantação.

3) processo de implementação interativo:
a) no caso de um longo processo de implementação, as prioridades e métodos de fazer negócios podem mudar (num ambiente instável), pelo que o sistema implementado no momento do seu comissionamento não irá satisfazer os requisitos de negócio atuais;
b) a necessidade de elaboração detalhada dos processos de negócio para a posterior transferência da sua funcionalidade para o sistema de informação não permitirá à empresa reconstruir processos internos “on the fly” para responder adequadamente às condições do mercado externo.

4) redução da eficiência do empreendimento:
a) resistência do pessoal à mudança;
b) um longo processo de implementação que requer envolvimento constante, e também de longo prazo, de especialistas internos da empresa;
c) um sistema de informação grande e complexo requer um período de treinamento muito longo e muito tempo para adaptação de usuários finais inexperientes.

Assessoria para diretores financeiros que planejam implementar um sistema ERP

1. Oleg Barinov, diretor do departamento de tecnologia da informação da empresa SV-Technosila (Moscou):
Via de regra, soluções de TI prontas são difíceis de encontrar. Portanto, você precisa escolher um sistema que atenda plenamente aos requisitos necessários e possa ser melhorado no futuro. Em qualquer caso, o sistema deverá ser adaptado às características da empresa, às suas vantagens competitivas e aos seus padrões de trabalho. O problema está na escolha do sistema mais desenvolvido em termos de utilização e adaptação às necessidades da empresa, que devem ser claramente formuladas e compreendidas.

2. Timothy Irwin Mac Murray, diretor financeiro da Deloitte & Touche CIS (Moscou):
O projeto deve contar com o apoio da alta direção da empresa. Os benefícios pretendidos com a utilização do sistema devem ser expressos em termos claros e mensuráveis.
Você deve ter certeza de que os benefícios da implementação de um sistema ERP excederão os custos de sua implementação, uso e manutenção.

Desde o início do projeto é aconselhável envolver neste processo os funcionários do departamento de tecnologia da informação da empresa. Para monitorar o andamento do projeto, deve-se considerar a possibilidade de participação na implementação do sistema por terceiros - especialistas independentes. Os consultores também ajudarão a “aliviar” o diretor financeiro, que é obrigado a dedicar a maior parte do seu tempo de trabalho ao projeto.
Os utilizadores finais devem ser envolvidos no processo de implementação numa fase muito inicial, para que o seu compromisso em atingir o objetivo contribua para o sucesso do projeto.

Conclusão

Concluindo, gostaria de me deter um pouco na comparação do custo dos estágios de implementação dos concorrentes de ERP mais populares dos últimos tempos: Microsoft Dynamics, SAP R/3, Oracle Applications.

A implementação envolve grandes mudanças nos processos de negócio da empresa, determinadas pela metodologia de implementação e pela funcionalidade existente do sistema ERP implementado. Para sistemas da classe SAP R/3, a prática de implementação geralmente aceita é atrair os processos da empresa para a rica funcionalidade existente do sistema, o que acarreta um sério aumento nos custos da empresa para gerenciar o projeto de implementação, bem como mudanças em seu próprio processos de acordo com algoritmos estritamente implementados.

Outro aspecto importante que aumenta o custo de um sistema é a quantidade de especialistas em diversas áreas de funcionalidade do sistema que irão trabalhar no projeto de implantação e depois dar suporte ao sistema. Quanto maior a funcionalidade do sistema e mais abrangente e universal ele for, menos especializados serão os especialistas que o conhecem e mais caros serão no mercado de trabalho. Conseqüentemente, o número de especialistas funcionais envolvidos em um projeto para resolver o mesmo problema será maior para SAP R/3 e Oracle e-Business Suite do que para Microsoft Dynamics. Com base na análise de muitos planos de projetos concluídos, esse fator de aumento de custos é de cerca de 250%.

Além disso, não se esqueça da necessidade de compartilhar e integrar o sistema ERP com outras aplicações de back-office e front-office que são utilizadas nos processos produtivos e de negócios da empresa, como identificação automática, editores de texto, planilhas, serviços postais, sistemas de gerenciamento de documentos, etc. A utilização de tecnologias unificadas da Microsoft, que são o padrão de facto em muitas áreas da indústria informática, distingue significativamente os sistemas Microsoft Dynamics dos seus concorrentes.

O uso de um sistema unificado de gestão de recursos empresariais totalmente funcional pode trazer enormes benefícios para uma empresa na organização de uma gestão empresarial eficaz, aumentando a velocidade de resposta às mudanças no ambiente externo e melhorando a qualidade do atendimento ao cliente. Possuir tal sistema representa um custo bastante significativo para a empresa, e os benefícios desses custos devem ser cuidadosamente calculados e analisados. Para calcular a eficiência, são utilizados os seguintes coeficientes:

 Retorno sobre o investimento (ROI);

 Custo total de propriedade (TCO);

 Análise de custo-benefício.

Esses índices não são independentes – o ROI e a relação custo-benefício são calculados com base no custo total de propriedade do sistema. Ao mesmo tempo, o cálculo do custo total de propriedade sem comparar outros parâmetros não pode dar uma ideia da viabilidade de utilização do sistema: quanto mais usuários trabalham em um único sistema e mais complexos são os processos de negócios que fundamentam o sistema , maior será o custo total de propriedade, mas também serão inegavelmente maiores os benefícios de um sistema que proporciona um espaço de informação unificado.

Dependendo das necessidades corporativas internas, uma empresa pode escolher seus indicadores de desempenho. Neste artigo tentaremos refletir os fatores que devem ser levados em consideração no cálculo dos índices de eficiência exigidos.

As principais forças motrizes para iniciar a implementação de um sistema erp

Como mostra a prática mundial, as grandes empresas mudam seu sistema de gerenciamento de computadores ou mudam para uma versão fundamentalmente nova do sistema a cada 5 anos. Isto se deve a vários fatores.

Revendo seus processos de negócios

Alteração dos objetivos estratégicos da empresa;

Aumento da concorrência no mercado;

Aumentar a competência dos colaboradores e aumentar a compreensão das necessidades dentro da empresa;

A necessidade de implementar modernas tecnologias de gestão orientadas por computador, como Planejamento de Recursos de Fabricação (MRP II), Just-In-Time (JIT), Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM), Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), Custeio Baseado em Atividades (ABC)) e assim por diante.

Obsolescência do sistema existente

Transição para o uso de uma nova plataforma de hardware;

Transição para o uso de software de sistema moderno;

O sistema existente não pode suportar os requisitos de desempenho: em termos de volume de informações armazenadas, velocidade de processamento de transações, etc.

Transição para o uso de novas tecnologias de informação

Arquitetura cliente-servidor de 2 ou 3 níveis;

Suporte para sites de clientes remotos via Internet;

Implementação de sistemas de autoatendimento para parceiros e clientes: sistemas B2B, B2C;

A necessidade de integração com uma variedade de aplicativos de escritório.

Ao mesmo tempo, é muito importante para a análise que a empresa não só analise as vantagens funcionais e tecnológicas que o sistema ERP proporciona à empresa, mas também compare essas vantagens com as exigências do desenvolvimento estratégico da empresa. A tarefa de calcular possíveis perdas (custo de oportunidade) pela não implementação de um projeto de implementação se resume a calcular as perdas pelo não cumprimento dos planos estratégicos e/ou táticos de negócios da empresa.

Usando " 1C:ERP» em sua empresa, você recebe um sistema abrangente de informações gerenciais que garantirá a adoção oportuna de decisões gerenciais, transparência dos processos de negócios e avaliação da eficiência da empresa, divisões individuais e pessoal. Os indicadores percentuais de crescimento das vantagens competitivas e efeito econômico da implementação de soluções ERP na plataforma 1C:Enterprise 8 são apresentados a seguir.

Efeito econômico da implementação de soluções ERP na plataforma 1C:Enterprise 8

Mais de 100 empresas das áreas da indústria, construção e comércio partilharam os seus indicadores de eficiência económica após a implementação do sistema " 1C:Gerenciamento Empresarial ERP 2».

Se a sua tarefa for atípica e exigir novas abordagens fora do padrão, nossos analistas realizarão os exames necessários, oferecerão soluções e desenvolverão especificações técnicas. Estamos prontos para concretizar suas ideias mais ousadas.

Para decidir sobre a necessidade de implementação de um sistema ERP, normalmente é necessária uma avaliação preliminar do efeito económico que será obtido com essa implementação. Dado que é bastante difícil determinar uma avaliação quantitativa, os especialistas tentam utilizá-la para justificar a necessidade de um futuro projecto introduzir ERP as seguintes características de qualidade:

• aumentar a transparência empresarial;
• melhorar a qualidade das decisões de gestão tomadas;
• redução do tempo de preparação de relatórios.< /li>

Além disso, muitas organizações não consideram necessário preparar um business case contendo a justificativa económica para a implementação de um sistema ERP, acreditando que isso já é óbvio. Os seguintes argumentos são usados:

• Há muito se sabe que a utilização de um sistema ERP torna a operação de uma empresa mais eficiente - isso não precisa de comprovação;
• a introdução do ERP é um projeto de grande escala que afetará todos os departamentos da empresa;
• a organização precisa colocar as coisas em ordem e substituir os desatualizados sistemas ERP unificados utilizados;
• de qualquer forma, o orçamento para a implementação já foi atribuído.

A necessidade de um business case para a implementação bem-sucedida de sistemas ERP

• Uma avaliação preliminar da eficiência permite calcular o orçamento de um projeto futuro e avaliar de forma realista todos os recursos que serão necessários para a sua implementação.
• Se a equipe envolvida na implantação do projeto de implantação do ERP não entender claramente quais objetivos devem ser alcançados com a implantação do sistema, muitos deles não se refletirão na funcionalidade e design do programa, bem como na abordagem de organização o projeto em si.
• Uma avaliação econômica do resultado da implementação permitirá imaginar melhor os possíveis riscos e determinar indicadores de desempenho precisos - KPIs.

A crescente atenção aos objetivos do projeto garante o seu sucesso e uma gestão empresarial ainda mais eficaz.

Indicadores típicos para avaliar o efeito económico de um projeto de TI:

• valor presente líquido (VPL)
• taxa interna de retorno (TIR)
• período de retorno
• cálculo do fluxo de caixa descontado

Efeito económico da introdução de sistemas ERP

• Crescimento da receita (não pode ser estimado com precisão)
• Redução de custos (estimada com bastante precisão)

Tipos de custos reduzidos após implantação do ERP e parâmetros para cálculo do efeito econômico

Os custos salariais são reduzidos devido a:

• redução geral no tempo para conclusão de todas as operações;
• eliminação da duplicação de funções de entrada de dados e preparação de relatórios;
• verificação de dados e correção de erros mais rápidas;
• redução do tempo necessário para coordenação e aprovação de documentos;
• reduzindo o tempo de modificação e administração de sistemas individuais por especialistas da empresa.

• número de relatórios duplicados e locais de entrada de dados;
• avaliação do tempo efetivamente gasto em reconciliação manual, aprovações e correção de erros;
• o custo médio de uma hora de trabalho ou o tamanho do fundo salarial em termos de empregados;
• número de horas ou funcionários dispensados ​​– FTE.

Os custos de software são reduzidos graças a:

• recusa em licenciar diferentes aplicativos de desenvolvedores individuais.

• custos contínuos para obtenção de licenças para programas individuais.

Os custos de hardware são reduzidos por:

• reduzindo a quantidade de equipamento de servidor necessário.

Parâmetros para determinação do efeito económico:

• Número de servidores gratuitos;
• Preço de um servidor separado;
• Custo de manutenção do equipamento do servidor.

A escassez e os abusos são reduzidos devido a:

• reduzir gastos inadequados de fundos;
• reduzindo a escassez e os roubos devido ao aumento do controle.

Parâmetros para determinação do efeito económico:

• avaliação das faltas identificadas durante o processo de inventário em valor real;
• número e valor dos pagamentos efetuados sem a autorização necessária.

Multas e penalidades tornam-se menores pelos seguintes motivos:

• Reduzindo erros em relatórios e casos de execução incorreta de documentos.

Parâmetros para determinação do efeito económico:

• multas e penalidades pagas;
• custos de condução de disputas fiscais.

Os custos de auditoria são reduzidos devido a:

• reduzindo o tempo necessário para concluir procedimentos de auditoria;
• reduzindo os riscos de auditoria.

Parâmetros para determinação do efeito económico:

• calendário das auditorias;
• número de auditores especialistas;
• salário médio por hora para um funcionário de auditoria.

Os custos dos serviços de suporte técnico externo são reduzidos devido ao facto de:

• Reduz a necessidade de suporte e implementação de programas separados de diferentes fornecedores.

Parâmetro para determinação do efeito econômico:

• O preço do suporte técnico externo por aplicação utilizada.

Sistema ERP como fator de aumento da eficiência empresarial

Além de utilizar as funções do próprio sistema de gestão de recursos empresariais, a redução de custos e o aumento do faturamento da empresa também ocorrem devido ao sucesso da reorganização dos processos de negócios e ao fortalecimento do controle.

O efeito económico será mais perceptível quando o sistema ERP implementado for utilizado da forma mais eficiente possível. O ERP é o fator mais importante nas mudanças e melhorias positivas no funcionamento de uma empresa, permitindo-lhe alcançar um poderoso efeito económico.

• Ao avaliar o escopo da automação e sua necessidade, é necessário determinar para quais finalidades a funcionalidade do sistema será utilizada e quais tarefas ele deverá resolver.
• A avaliação quantitativa do desempenho é necessária ao determinar melhorias na funcionalidade padrão – decisões sobre melhorias, determinação do envolvimento comercial e uma descrição detalhada das funções necessárias.
• Os indicadores qualitativos e quantitativos da eficácia do projeto devem ser constantemente monitorados para serem utilizados na gestão do projeto e na avaliação da eficácia da implementação do sistema ERP.